Perlengkapan Teknologi Kantor

Pendahuluan: Perlengkapan Teknologi Kantor

Fokustekno.com – Yuk simak artikel berikut untuk mengetahui perlengkapan teknologi apa saja yang ada di kantor. Banyak perusahaan kecil biasanya membutuhkan rak berukuran 19″ untuk menampung setengah lusin server atau lebih. Namun, seiring peralihan aplikasi bisnis ke penawaran berbasis cloud, banyak bisnis hanya memerlukan sebagian kecil dari jumlah server yang pernah mereka miliki.

Salah satu penyebabnya adalah pergeseran ini, perlengkapan kantor pokok yang dibutuhkan semua usaha kecil juga ikut bergeser. Kebutuhan kantor di rumah juga telah berubah.

Berikut Beberapa Jenis Teknologi Perlengkapan Kantor:

1. Modem Internet

Nama “modem” kurang tepat karena berasal dari masa ketika sinyal digital harus “dimodulasi” sebelum dapat dikirim melalui saluran telepon analog.​​​​​​​ Ketika sampai di ujung yang lain, ia harus ” didemodulasi “. Apapun yang terjadi, setiap perusahaan memerlukan cara agar Penyedia Layanan Internet (ISP) mereka dapat terhubung ke jaringan kantor mereka.

Anda dapat menyewa modem internet dari ISP atau membelinya secara online.​ Masing-masing memiliki pro dan kontra. Jika Anda ingin menghemat uang, belilah daripada menyewa. Namun sebagian besar ISP tidak mendukung gadget yang bukan buatan mereka.

2. Router

Ini adalah peralatan kantor yang penting namun kecil yang disebut router. Ini menghubungkan komputer internet ke jaringan kantor. Modem terkadang juga berfungsi sebagai router. Sebaliknya, router terpisah memiliki sejumlah keunggulan. Setiap gadget di jaringan dapat diberikan alamat IP-nya sendiri oleh router.​ Ini diperlukan untuk hal-hal seperti pencetakan dan pemindaian kelompok.

Jaringan pribadi virtual ( VPN ) dapat diatur di komputer. Hal ini memungkinkan orang-orang dengan izin yang tepat terhubung dengan aman ke perangkat jaringan dari rumah atau ke kantor. Router dapat menempatkan lalu lintas suara di atas lalu lintas lainnya sehingga panggilan telepon terdengar sejelas mungkin untuk bisnis yang menggunakan sistem telepon VoIP terkelola.​​

Jika kantor Anda cukup besar, router juga bisa menjadi perangkat yang memberikan akses Wi-Fi kepada sebagian atau seluruh orang. Dengan router tertentu, seperti yang kami gunakan untuk CloudSure, data dari dua ISP berbeda dapat mengabungnya menjadi satu jaringan. Semakin banyak bisnis yang mempekerjakan dua atau lebih penyedia layanan internet untuk memastikan mereka dapat terus menyediakan layanan.​

3. Saklar Jaringan

Kebanyakan router hanya memiliki sejumlah port fisik tertentu. Sebuah router dapat dihubungkan ke switch, dan ini merupakan kabar baik. Ada hingga 48 port pada sebuah switch. Dimungkinkan juga untuk menumpuk sakelar. Jika Anda memiliki, katakanlah, 24 telepon VoIP di kantor Anda, masing-masing telepon memerlukan port. Namun, dua telepon VoIP dan komputer dapat terhubung ke port switch yang sama dengan merangkai keduanya secara bersamaan.

4. Catu Daya Tak Terputus (UPS)

Produsen UPS seperti CyberPower menawarkan berbagai macam perangkat, dengan harga mulai dari beberapa ratus dolar hingga ribuan dolar.

UPS yang murah dapat menjaga modem, router, dan switch tetap berfungsi selama beberapa jam setelah listrik padam karena tidak menggunakan banyak daya. Karyawan yang komputernya terisi daya dapat tetap bekerja untuk sementara waktu. Perangkat UPS yang harganya lebih mahal dapat menjaga komputer dan telepon VoIP yang terhubung ke jaringan tetap beroperasi selama berjam-jam.

5. Telepon VoIP

Kita telah membicarakan ” VoIP” beberapa kali. Voice over Internet Protocol adalah singkatan dari kata tersebut. Telepon VoIP tidak terhubung ke PBX lokal ; sebaliknya, mereka terhubung ke switch jaringan. Dengan layanan VoIP, fungsi PBX standar yang menghidupkan dan mematikan ponsel, mengubah apa yang ada di layar, dan dering tergantikan oleh fungsi PBX yang berjalan di cloud.

Panggilan saluran internal dua atau tiga digit bekerja dengan cara yang sama seperti pada PBX biasa dengan VoIP.

Banyak perusahaan kecil yang menggunakan VoIP. Beberapa usaha kecil terburu-buru menggunakan VoIP tanpa terlebih dahulu memastikan mereka memiliki infrastruktur internet, router, dan switch yang kompatibel.

6. Komputer Desktop dan Notebook

Dahulu kala, sebagian besar usaha kecil memberikan semua pekerjanya laptop Microsoft Windows atau komputer mini-tower. Komputer, mouse, dan monitor dihubungkan ke kotak-kotak ini.

Windows masih menjadi OS paling populer, namun beberapa usaha kecil telah beralih ke Mac. Perusahaan lain memiliki komputer Windows dan Mac, sebagian besar karena BYOD, yang merupakan singkatan dari “bawa perangkat Anda sendiri ke tempat kerja”.

Untuk bisnis yang sangat percaya pada Google Workspace, Microsoft Office 365, dan cloud secara umum, beberapa pekerja mungkin hanya memerlukan Chromebook atau Chromebox, yaitu komputer murah yang hanya menjalankan browser.

7. Headset

Headset sering digunakan dengan telepon VoIP dan komputer.​ Sebagian besar perusahaan VoIP yang dihosting menawarkan perangkat lunak telepon virtual yang dapat digunakan di komputer desktop atau laptop selain telepon asli. Dengan perangkat lunak VoIP lain atau layanan VoIP sebagian seperti Zoom dan Google Meet, sebaiknya gunakan headset USB untuk bagian audio daripada mikrofon dan speaker internal komputer Anda.​​

Ada banyak jenis headset yang berbeda.​ Ponsel kelas atas seperti seri Poly Savi 8200 memiliki headset portabel dan dapat dengan mudah beralih antara telepon meja, komputer, dan ponsel hanya dengan satu sentuhan tombol.​​

8. Server

Bagi perusahaan yang telah menggunakan cloud secara “all-in”, mungkin tidak ada satu server pun yang dapat ditemukan di kantor. Lebih umum, beberapa server menjalankan database internal seperti sistem ERP, sistem manajemen dokumen, dan data mart. Meskipun demikian, perangkat lunak lama semakin banyak yang dialihkan ke cloud pribadi .

Server juga digunakan untuk berbagi file dan sebagai lokasi cadangan data lokal untuk masing-masing komputer. Tentu saja, strategi pencadangan data yang komprehensif harus memiliki komponen di luar lokasi.

9. Printer Multi Fungsi

Printer multi-fungsi (MFP) adalah peralatan kantor penting bagi banyak usaha kecil. Perangkat ini mencetak, menyalin, dan memindai dengan kecepatan dan resolusi tinggi.

Siapa pun dapat mengakses MFP dan memindai dokumen langsung ke aplikasi desktop di komputer mereka dengan jenis MFP yang tepat dan jaringan yang terkonfigurasi dengan benar. Setiap orang tidak perlu memiliki pemindai sendiri. MFP yang berkualitas adalah langkah pertama dalam proses manajemen dokumen digital untuk firma hukum dan CPA.

10. Proyektor atau TV Layar Besar

Ketika berhadapan pada pilihan antara proyektor dan TV layar lebar, banyak bisnis memilih yang terakhir. TV, gambar lebih tajam, tidak ada bohlam yang padam, dan bayangan tidak dapat terlihat di layar.

Semua TV memiliki beberapa port HDMI standar, dan sebagian besar proyektor baru menyertakan port HDMI. Artinya, hampir semua perangkat dapat terhubung secara nirkabel ke TV atau proyektor.

Kesimpulan: Perlengkapan Teknologi Kantor

Teknologi perlengkapan kantor telah mengalami perubahan signifikan seiring dengan peralihan banyak bisnis kecil ke layanan berbasis cloud. Dengan berkurangnya kebutuhan akan server fisik, kebutuhan teknologi kantor lainnya, seperti modem, router, switch jaringan, UPS, telepon VoIP, komputer, headset, server, printer multifungsi, dan proyektor atau TV layar besar, menjadi semakin penting. Setiap perangkat ini berperan dalam memastikan operasional kantor yang efisien dan terintegrasi dengan baik, mendukung produktivitas, komunikasi, dan keselamatan data. Memahami dan memanfaatkan teknologi ini dapat membantu usaha kecil tetap kompetitif dan berfungsi dengan optimal di era digital.